Fitur Zoom yang Harus Anda Gunakan Saat Meeting

Video conference lebih dari sekadar menghubungkan sekumpulan streaming video dan audio. Itu tentu saja merupakan bagian penting, tetapi program seperti Zoom hadir dengan banyak fitur tambahan yang dapat membuat pengalaman menjadi lebih lancar dan bahkan lebih menyenangkan. Beberapa hanya dapat diakses melalui versi pro, tetapi semua yang tercantum di bawah ini tersedia dalam versi gratis Zoom. Namun, penting untuk diperhatikan bahwa meeting dengan lebih dari dua peserta dibatasi hingga 40 menit kecuali anda meningkatkan versi.

Catatan : Jika anda tidak dapat menemukan fitur yang disebutkan di sini, anda mungkin harus mengaktifkannya di profil anda. Anda sebenarnya tidak dapat mengontrol semua pengaturan anda dari Zoom desktop atau aplikasi ponsel. Untuk mendapatkan daftar lengkap fitur dan opsi, buka Zoom.us dan buka tab Settings. Anda seharusnya dapat menemukan semua pengaturan anda disana. Anda juga dapat mengakses ini melalui tab Advanced Options di pengaturan aplikasi Zoom anda.

1. Virtual Background

Mari kita mulai dengan hal-hal menyenangkan: Anda dapat mengubah background anda ke gambar manapun yang anda inginkan. Jika anda tidak memiliki dinding yang paling menarik atau ingin tampil di dekat sesuatu yang membuat anda lebih menonjol, fitur ini dapat sangat berguna. Jika anda menggunakannya dalam aplikasi yang tidak terlalu formal, ini juga tempat yang bagus untuk menampilkan meme acak dan gambar lucu.

Ini bekerja paling baik jika anda memiliki warna yang solid di belakang anda; jika tidak, latar belakang mungkin melakukan hal-hal aneh, seperti melapisi anda atau bagian tertentu yang hilang. Layar hijau itu ideal, tetapi anda tidak membutuhkannya. Anda memerlukan setidaknya prosesor i7 generasi ke-4 atau prosesor i5 generasi ke-6 dalam banyak kasus.

Anda dapat mengaktifkannya di Settings - Virtual Background, atau jika anda sedang menelepon, klik panah di samping tombol Start/Stop Video dan memilih Choose Virtual Background.

Anda kemudian dapat memilih background yang ada atau menggunakan gambar yang tersimpan di PC anda dengan mengklik ikon + di bagian kanan jendela. Jangan lupa untuk mencoba filter videonya.

2. Personal Meeting ID

Jika anda secara teratur menggunakan Zoom untuk bertemu dengan orang-orang tertentu, anda bisa memberi mereka ID rapat pribadi anda daripada mengirimi mereka link baru setiap saat. ID anda tidak pernah berubah, dan jika anda menggunakannya untuk mengadakan rapat, siapapun dapat bergabung ke rapat tersebut dengan link yang anda kirimkan pertama kali kepada mereka.

Cara termudah untuk menemukan Personal Meeting ID anda adalah dengan mengklik panah kecil ke bawah di sebelah kanan New Meeting di halaman utama aplikasi Zoom dan menemukan nomor di bagian bawah. Anda dapat memulai rapat menggunakan ID anda dengan memberi ceklist pada kotak Use My Personal Meeting ID (PMI) dan mengklik tombol kamera di atas. URL untuk pertemuan ini harus berfungsi untuk setiap pertemuan yang diselenggarakan dengan PMI anda di masa mendatang.

3. Meeting Berulang

Membuat rapat baru dan menyesuaikan pengaturannya tidaklah sulit, tetapi jika anda secara rutin menjadwalkan rapat harian, mingguan, atau bulanan, anda dapat menyederhanakan prosesnya hanya dengan membuat satu rapat berulang. Rapat ini secara otomatis dimulai pada waktu yang dijadwalkan, dan URL serta pengaturan tidak pernah berubah. Yang harus anda lakukan adalah masuk pada waktu yang tepat, dan rapat anda akan siap.

Cukup mudah untuk menyiapkannya. Cukup buka tab Schedule, beri ceklist pada kotak Recurring meeting dan atur waktu dan opsi yang anda inginkan. Memilih No fixed time berarti rapat pada dasarnya akan selalu berlangsung, dan anda dapat menggunakan link untuk mampir kapan saja hingga tanggal akhir.

4. Anotasi Kolaboratif

Kembali ke hal menyenangkan: Zoom memungkinkan anda membuat anotasi layar bersama dengan teks, bentuk, gambar tangan bebas, penunjuk laser, dan bahkan perangko. Jika anda perlu berkolaborasi dalam beberapa jenis proses desain, anda mungkin akan cukup sering menggunakan tools ini. Ini juga bagus untuk menunjukkan sesuatu atau hanya untuk candaan.

Tools anotasi akan muncul di bar berbagi atas mengambang ketika seseorang memulai berbagi layar. Cukup klik View Options di bagian atas layar komputer anda dan klik Annotate.

Anda kemudian dapat menggunakan menu opsi anotasi yang anda miliki.

Jika anotasi peserta anda sudah tidak terkendali, anda dapat membersihkan semuanya dengan mengklik Clear dan memilih Clear All Drawings. Anda juga dapat memilih untuk menampilkan nama pengirim anotatasi, yang dapat membantu anda mengetahui catatan milik orang yang mana.

Setelah anotasi selesai, anda dapat menyimpan screenshotnya dengan mengklik tombol Save pada bar menu.

Catatan: Jika anda tidak melihat opsi anotasi saat berbagi layar, anda mungkin perlu mengaktifkannya dengan masuk ke akun Zoom di browser.

5. Whiteboard

Jika anda hanya memerlukan sketsa kolaboratif dan bukan anotasi layar, anda dapat menggunakan opsi Whiteboard Zoom. Muncul dengan seperangkat tools dasar yang sama seperti anotasi layar, kecuali ia berbagi layar putih kosong yang dapat anda gambar dan ketik. Seperti tools anotasi, anda dapat menyimpan screenshot.

Untuk menggunakannya, cukup buka tombol Share Screen dan pilih opsi Whiteboard. Di ponsel klik Share dan pilih Share Whiteboard.

6. Breakout Rooms

Rapat besar dengan banyak fokus bisa membingungkan orang saat seseorang mencoba membicarakan hal yang berbeda dengan orang yang berbeda pula. Dan oleh sebab itu Zoom juga mengaktifkan Breakout Rooms. Ini memungkinkan anda membagi satu rapat besar menjadi beberapa grup rapat kecil yang kemudian dapat kembali ke sesi utama kapan saja.

Ini adalah salah satu fitur yang mungkin harus anda aktifkan melalui login berbasis browser ke akun Zoom anda. Untuk melakukan itu, cukup masuk ke Zoom dan aktifkan pengaturan Breakout Rooms. Setelah itu, anda akan melihat opsi Breakout Rooms di toolbar setiap kali anda mengadakan panggilan.

Untuk menggunakannya, cukup klik opsi Breakout Rooms di menu anda dan gunakan tombol Add a room untuk menambahkan ruang sebanyak yang anda butuhkan (hingga 50). Anda dapat menetapkan orang ke grup secara manual atau membiarkan Zoom memisahkan mereka secara acak, dan sebagai host, anda dapat mengacak orang dan mengelola pengaturan untuk masing-masing anggota.

7. Remote Control

Apakah anda melihat kotak di sebelah kiri? Tidak, yang lainnya. Anda tahu, izinkan saya menunjukkan lokasinya… dengan fitur Remote Control Zoom! Ya, Zoom memungkinkan anda meminta akses mouse dan keyboard ke layar bersama pengguna lain, memungkinkan anda untuk berinteraksi dengan konten di komputer mereka.

Ini bukan remote desktop access. Zoom memiliki fitur berbeda untuk itu, jadi jangan khawatir bahwa pengguna di ujung remote control dapat mengakses file pribadi, aplikasi, atau system operasi anda. Mereka hanya dapat melakukan hal-hal di jendela yang anda bagikan.

Jika anda seorang penonton, anda dapat meminta akses ke layar bersama dengan membuka menu drop-down Opsi di bar info berbagi berwarna hijau di bagian atas layar anda. Jika anda adalah orang yang berbagi layar, anda dapat langsung memberikan akses dengan mengklik tombol Remote Control yang akan muncul di toolbar berbagi di bagian atas layar.

Fitur Lain yang Harus Anda Periksa

Touch up my appearance : Zoom akan sedikit memperhalus penampilan anda untuk membantu anda terlihat lebih baik di depan kamera. Klik Start/Stop Video dan pilih Video Settings. Kemudian beri ceklist pada Touch up my appearance dan gunakan tombol geser untuk memperhalus tampilan anda.

Always display participant names on their video : Masih di Video Settings, anda juga dapat memberikan ceklist pada kotak opsi Always display participant names on their video. Ini membantu menghindari kesalahan yang memalukan saat bertemu dengan orang baru.

Muting : Anda seharusnya selalu diam dalam rapat, jadi klik Audio dan pilih Audio Settings. Di jendela settings, beri ceklist pada opsi Mute my microphone when joining a meeting.

Recording : Tombol Record di toolbar sulit untuk dilewatkan, tetapi jika anda tidak mengetahuinya, sekarang anda tahu - anda dapat merekam rapat!

Waiting rooms : Apakah anda lebih suka jika semua orang memasuki rapat sekaligus daripada membuat mereka berdatangan perlahan? Untuk itulah fitur Waiting rooms.

Masih banyak lagi fitur yang harus digali dari Zoom! Zoom juga terasa sangat ringan mengingat banyaknya fitur yang dikelola untuk dikemas. Opsi berbagi layarnya memungkinkan anda melakukan hampir semua hal dengan layar anda dan bahkan orang lain: ia memiliki integrasi kalender, penjadwalan otomatis, laporan kehadiran, dan banyak lagi. Jika anda menggunakan Zoom secara teratur, akan sangat bermanfaat jika anda menggali fitur dan toolsnya yang masih kurang jelas. Mempelajari shortcut keyboard juga merupakan investasi yang baik jika anda adalah seorang pengguna aktif Zoom. Salah satu yang harus diketahui semua orang, adalah Alt + A (Cmd + Shift + A di Mac), yang mematikan dan mengaktifkan mikrofon anda. Jangan lupa nonaktifkan mikrofon anda, semuanya.

Sekian tutorial kali ini, semoga bermanfaat untuk anda. Jangan lupa tinggalkan komentar anda dibawah ini untuk berbagi pengalaman dalam mengikuti tutorial ini. Terimakasih dan GBU. BERSATU LAWAN COVID-19!!